Política de tratamiento de datos personales

INMUNOMEDICA LAB S.A.S. · NIT 901451024-1
Versión 1.0 · Vigente desde el 1 de noviembre de 2026

En pocas palabras

• Usamos tus datos para atenderte, agendar tus citas y tomas de muestras, tramitar autorizaciones con tu EPS, póliza o medicina prepagada, y facturar.
• Tus datos de salud son sensibles. Solo los tratamos con tu autorización explícita o cuando la ley lo permite. Responder preguntas sobre tu salud es opcional.
• En WhatsApp te responde primero un asistente virtual de inteligencia artificial. Puedes pedir hablar con una persona cuando quieras.
• Nunca te enviamos resultados por WhatsApp. Solo te avisamos que están disponibles.
• Lo que escribes por WhatsApp no hace parte de tu historia clínica. Guardamos la conversación 6 meses y luego la borramos.
• Los mensajes comerciales son opcionales. Escribe «BAJA» y dejamos de enviarlos.
• Algunos de nuestros proveedores de tecnología están fuera de Colombia.
• Puedes conocer, actualizar y corregir tus datos, y pedir que los borremos, salvo los que la ley nos obliga a guardar, como la historia clínica.

1. Quién es el responsable de tus datos

Somos una institución prestadora de servicios de salud (IPS). Prestamos servicios de laboratorio clínico, imágenes diagnósticas no ionizantes y consulta externa de cardiología, dolor y cuidados paliativos, endocrinología, medicina interna, neurología y reumatología.

Quién atiende tus solicitudes sobre datos personales: la Gerencia, a cargo del representante legal.
Correo para temas de datos personales: contacto@inmunomedica.co

2. A quién aplica esta política

Aplica a los datos personales que tratamos de:

• Pacientes, sin importar cómo llegan: por EPS, como particulares, por póliza de salud o por medicina prepagada.
• Acudientes, familiares y representantes legales de pacientes.
• Personas interesadas que nos escriben o nos dejan sus datos y todavía no son pacientes (las llamamos «prospectos»).

La deben cumplir nuestros trabajadores y los proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados).

3. Palabras clave

Tomadas de la Ley 1581 de 2012 (art. 3) y del Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.25.1.3):

• Titular: la persona a quien se refieren los datos. Por ejemplo, tú.
• Tratamiento: cualquier uso de los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, compartirlos o borrarlos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento. Aquí es INMUNOMEDICA LAB S.A.S.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable. Por ejemplo, un proveedor de tecnología.
• Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado.
• Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación. Los datos de salud son sensibles (Ley 1581, art. 5).
• Transmisión: cuando le enviamos datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta nuestra.
• Transferencia: cuando enviamos datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Aviso de privacidad: el mensaje corto que te mostramos antes de pedirte datos, con lo esencial de esta política.

4. Principios que seguimos

Aplicamos los principios de la Ley 1581 de 2012 (art. 4): legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En la práctica: te pedimos solo lo necesario, te decimos para qué lo usamos, lo protegemos y no lo usamos para otra cosa sin tu autorización.

5. Qué datos tratamos

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, teléfono, número de WhatsApp, correo y dirección (por ejemplo, para la toma de muestras a domicilio).
• Aseguramiento: EPS, póliza de salud o plan de medicina prepagada, órdenes y autorizaciones de servicios.
• Salud (datos sensibles): servicios o exámenes que necesitas, órdenes médicas, información de tus consultas, resultados de laboratorio, imágenes diagnósticas e historia clínica.
• Conversación: los mensajes que nos envías y te enviamos por WhatsApp, la fecha y la hora, los archivos que adjuntes y el estado de entrega de los mensajes.
• Autorizaciones y preferencias: qué aceptaste, cuándo y por qué canal, y si pediste «BAJA».
• Facturación y pagos: datos para la factura electrónica y para cobrarte a ti o a tu aseguradora.
• Prospectos: nombre, número de WhatsApp, servicio que te interesa y estado de tu solicitud.

6. Para qué usamos tus datos

Te pedimos autorización por separado para la atención y para los mensajes comerciales. Aceptar una no te obliga a aceptar la otra.

6.1 Atención y agendamiento

Esta finalidad es necesaria para atenderte. Usamos tus datos para:

1. Responderte sobre precios y requisitos de nuestros servicios.
2. Registrar y gestionar tus solicitudes de citas y de toma de muestras, también a domicilio.
3. Verificar tu cobertura y tramitar autorizaciones ante tu EPS, póliza de salud o medicina prepagada.
4. Prestarte los servicios de salud y llevar tu historia clínica, como lo exige la ley.
5. Enviarte confirmaciones, recordatorios de citas y avisos de «resultados disponibles». El aviso no incluye el resultado.
6. Facturar y cobrar los servicios a ti o a quien pague por ti.
7. Atender tus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
8. Cumplir los deberes legales del sector salud y responder a las autoridades.
9. Verificar tu identidad y proteger la seguridad de nuestros canales.

6.2 Personas interesadas (prospectos)

Si nos escribes y todavía no eres paciente, registramos tus datos en Gestionarte para responderte y hacer seguimiento a tu solicitud. Si no te vuelves paciente, los guardamos 6 meses desde tu último contacto y luego los borramos.

6.3 Mensajes comerciales (opcional)

Solo si lo aceptas aparte, te enviamos información sobre nuestros servicios, promociones y jornadas de salud.

• No aceptar no cambia en nada tu atención.
• Solo enviamos estos mensajes de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca los domingos ni los festivos (Ley 2300 de 2023, arts. 3 y 5).
• No usamos tus datos de salud para escoger qué mensajes comerciales enviarte.
• Escribe «BAJA» y dejamos de enviártelos (ver sección 19).

7. Tus datos de salud (datos sensibles)

• Los tratamos porque son necesarios para atenderte y porque la ley nos obliga a llevar tu historia clínica.
• Antes de tratarlos te pedimos autorización explícita. Te decimos cuáles datos son sensibles y para qué los usamos.
• No estás obligado a autorizar el tratamiento de tus datos sensibles. Responder preguntas sobre tu salud es opcional. Ninguna actividad depende de que nos entregues datos sensibles (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3). Si prefieres no responder por el chat, puedes hacerlo en tu cita.
• Por el chat solo te pedimos lo necesario para tu solicitud, como el servicio o el examen que necesitas. No te pedimos tu número de documento por el chat: lo pedimos en un formulario seguro con la marca de Inmunomédica.
• Si nos envías por tu cuenta fotos (por ejemplo, de órdenes o resultados) u otros datos de salud, los guardamos cifrados, no los reenviamos y no los pasamos a tu historia clínica. Se borran con la conversación, a los 6 meses.
• En una urgencia médica o sanitaria podemos tratar tus datos sin autorización, como lo permite la ley (Ley 1581, art. 10). El chat no atiende urgencias: si tienes una, llama al 123.

8. Niñas, niños y adolescentes

• Solo tratamos sus datos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.
• La autorización la da su representante legal. Antes, escuchamos la opinión del menor y la valoramos según su madurez, su autonomía y su capacidad para entender el asunto (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.9).
• Si escribes por un menor, debes ser su representante legal o estar autorizado por él. Para comprobarlo te pediremos, por el formulario seguro, el registro civil o el documento del menor.
• Si eres menor de 18 años, pídele a tu representante legal que nos escriba o que te acompañe a la cita.
• No enviamos mensajes comerciales dirigidos a menores de edad.

9. Si nos das datos de otra persona

Si escribes por un familiar o nos das los datos de otra persona (por ejemplo, del acudiente), debes tener su autorización o su representación legal. Podemos pedirte que lo demuestres.

10. Cómo te pedimos la autorización

• En WhatsApp: antes de pedirte datos te mostramos el aviso de privacidad, con el enlace a esta política. Aceptas con un botón. Hay un botón para atención y agendamiento y otro, opcional, para mensajes comerciales.
• En el formulario seguro: te enviamos el enlace por WhatsApp desde nuestro número oficial. Siempre empieza por https://crm.gestionclinica.app. Allí registras tu número de documento.
• En nuestra sede: firmas la autorización por escrito antes de tu atención.
• Guardamos prueba de tu autorización: qué aceptaste, cuándo y por qué canal (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.5).
• Tu silencio nunca cuenta como autorización (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.4).

Cuándo no necesitamos tu autorización (Ley 1581, art. 10): cuando una entidad pública la pide en ejercicio de sus funciones o lo ordena un juez; cuando son datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley; y para datos del registro civil.

11. Cómo funciona nuestro canal de WhatsApp

• Te atendemos por WhatsApp en el +57 305 479 3737 con nuestro propio sistema, Gestionarte.
• En Gestionarte registramos tu conversación, tus solicitudes y tus autorizaciones.
• Por WhatsApp te damos precios y requisitos, recibimos solicitudes de citas y de toma de muestras (también a domicilio), y te enviamos recordatorios y avisos de «resultados disponibles».
• El asistente virtual responde las 24 horas. Nuestro equipo atiende de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 7:00 a. m. a 11:00 a. m. No atiende domingos ni festivos.
• Nunca enviamos resultados por WhatsApp. Te avisamos que están listos y los consultas en nuestro portal de resultados, disponible las 24 horas. Entras desde «Consulta de resultados», en inmunomedica.co.
• Lo que escribes por el chat no hace parte de tu historia clínica. Guardamos la conversación 6 meses desde el último mensaje y luego la borramos.
• WhatsApp es un servicio de Meta. Al usarlo también aplican las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp.

12. Asistente virtual con inteligencia artificial

Usamos inteligencia artificial con transparencia, como lo pide la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 002 de 2024).

• Qué es: un asistente virtual que funciona con Claude, un modelo de inteligencia artificial de la empresa Anthropic. El primer mensaje del chat te dice que hablas con un asistente virtual.
• Qué hace: responde sobre precios y requisitos, y recibe tus solicitudes.
• Qué no hace: no da orientación clínica, no da diagnósticos y no interpreta resultados. No decide sobre tu atención en salud. Ante una urgencia te indica llamar al 123.
• Siempre puedes hablar con una persona. El asistente te lo ofrece, y puedes pedirlo en cualquier momento.
• Qué datos procesa: el texto de tus mensajes, para poder responderte. Anthropic los procesa en EE. UU. como encargado nuestro.
• No entrenamiento: las condiciones comerciales de Anthropic no le permiten usar tus datos para entrenar sus modelos. Además le pedimos que no los conserve después de responder.
• Puede equivocarse. Si algo no es claro o crees que hay un error, pide hablar con una persona.
• Antes de poner en marcha el asistente evaluamos sus riesgos para tus datos (estudio de impacto de privacidad), y repetimos la evaluación cuando lo cambiamos de forma importante.

13. Con quién compartimos tus datos

• Tu EPS, aseguradora, póliza de salud o medicina prepagada: para verificar tu cobertura, tramitar autorizaciones y facturar.
• Los profesionales y el personal de la IPS que participan en tu atención.
• Laboratorios de referencia y otros prestadores, cuando tu examen o tu atención se remite a ellos.
• Las autoridades, cuando la ley o un juez lo exigen (por ejemplo, las autoridades de salud).
• Nuestros proveedores de tecnología (encargados), que se explican en la sección 14.

No vendemos tus datos.

14. Proveedores fuera de Colombia (transmisión internacional)

Para operar nuestros canales usamos proveedores que tratan datos fuera de Colombia. Por eso tus datos salen del país.

• Estos proveedores tratan tus datos solo por cuenta nuestra, para las finalidades de esta política.
• Con cada uno tenemos un contrato (sus condiciones de servicio y de tratamiento de datos) que les exige tratar los datos según nuestras instrucciones, proteger su seguridad y guardar confidencialidad.
• Como son encargados nuestros y tenemos ese contrato, la ley no exige pedirte una autorización aparte para esta transmisión (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2). Igual te lo informamos aquí y en el aviso del chat.

15. Cómo protegemos tus datos

• Cada persona de nuestro equipo entra con su propio usuario y un segundo factor, y solo ve lo que su función necesita.
• Registramos quién consulta o cambia tus datos.
• Los datos viajan cifrados. Guardamos cifradas las fotos y los datos de salud que nos envíes por el chat.
• Pedimos tu número de documento solo en el formulario seguro, nunca por el chat.
• No enviamos resultados por WhatsApp.
• Hacemos copias de seguridad, que se renuevan en máximo 30 días.
• Si ocurre un incidente de seguridad que ponga en riesgo tus datos, lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como lo exige la ley (Ley 1581, art. 17, lit. n).

16. Cuánto tiempo guardamos tus datos

Guardamos tus datos solo el tiempo necesario para la finalidad y para cumplir la ley. Cuando ya no se necesitan, los borramos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.8).

17. Tus derechos

Según la Ley 1581 de 2012 (art. 8), tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y corregir tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
3. Saber, si lo pides, cómo hemos usado tus datos.
4. Revocar tu autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.6).
5. Consultar gratis tus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que cambiemos esta política de forma sustancial (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.2).
6. Quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de hacer tu consulta o reclamo ante nosotros (Ley 1581, art. 16).

Quién puede ejercer estos derechos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.1): tú, demostrando tu identidad; tus causahabientes, demostrando esa calidad; tu representante o apoderado, demostrando la representación; o quien tenga una estipulación a favor de otro. Los derechos de las niñas, los niños y los adolescentes los ejercen sus representantes.

18. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Canales:

• Correo: contacto@inmunomedica.co
• WhatsApp: +57 305 479 3737
• Por escrito en nuestra sede: Carrera 43 # 29-35, piso 3, Medellín.

Qué incluir: tu nombre, qué quieres (consultar, corregir, actualizar, borrar o revocar), cómo te respondemos y los documentos que quieras aportar. Para verificar tu identidad te pediremos el documento por el formulario seguro, no por el chat.

Consultas (para conocer tus datos)

• Te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos tu consulta.
• Si no podemos en ese plazo, te avisamos por qué y cuándo te responderemos. Esa nueva fecha no puede pasar de 5 días hábiles más (Ley 1581, art. 14).

Reclamos (para corregir, actualizar, borrar, revocar o denunciar un incumplimiento)

1. Si tu reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses sin que lo completes, entendemos que desististe.
2. Si no somos los competentes para resolverlo, lo trasladamos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te avisamos.
3. En máximo 2 días hábiles marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite», hasta que lo resolvamos.
4. Te respondemos en máximo 15 días hábiles, contados desde el día siguiente a recibirlo. Si no podemos, te avisamos por qué y cuándo. Esa nueva fecha no puede pasar de 8 días hábiles más (Ley 1581, art. 15).

No podemos borrar datos ni aceptar la revocatoria cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Por ejemplo, no podemos borrar tu historia clínica. Consulta qué se puede borrar en inmunomedica.co/eliminacion-de-datos.

19. Mensajes comerciales y cómo darte de baja

• Son opcionales y los aceptas con un botón aparte.
• Solo los enviamos de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca los domingos ni los festivos.
• Escribe «BAJA» y dejamos de enviarte mensajes comerciales. Si lo escribes al recibir un recordatorio, te preguntamos qué quieres dejar de recibir: los mensajes comerciales, los recordatorios o todo.
• También puedes revocar tu autorización por cualquiera de los canales de la sección 18.

20. Cambios a esta política

• Publicamos la versión vigente en inmunomedica.co/politica-de-datos.
• Si cambia algo sustancial, como quién es el responsable o para qué usamos tus datos, te avisamos antes de aplicarlo o, a más tardar, al aplicarlo. Si cambia la finalidad, te pedimos una nueva autorización (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.2).

21. Vigencia

• Esta política rige desde el 1 de noviembre de 2026.
• Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades de esta política y los plazos legales de conservación de la sección 16.

22. Normas que aplicamos

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (hábeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V, y Circular Externa 002 de 2024 (datos personales en sistemas de inteligencia artificial).
• Ley 2300 de 2023 (canales, horarios y mensajes comerciales).
• Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, modificada por la Resolución 839 de 2017 (historia clínica).
• Ley 962 de 2005, artículo 28 (conservación de libros y papeles del comerciante).